Post#10: Written Policy & Workflow

Post#10:
ผู้บริหารระดับกลาง มักจะประสบปัญหาที่เราเรียกว่า "กลืนไม่เข้าคายไม่ออก" อยู่บ่อยๆ

ส่วนใหญ่ปวดหัวกับการที่ต้องแปลงความต้องการของนายให้ชัด (เพราะนายมักจะสั่งงานเป็นภาพรวม แล้วเข้าใจคนละอย่างกะเราทุกที) แล้วก็ปวดหัวต่อว่า จะสั่งให้ลูกน้องไปทำอะไร?

ใครเจอแบบนี้บ่อยๆ ก็มีผู้รู้วางแนวทางไว้แบบนี้

1.ในการแปลงความต้องการของนายให้ชัดและตรงกับเรา (ผู้บริหารระดับกลาง หรือผู้ประสานงาน) ก็ควรเขียนออกมาให้ชัดเจน

แล้วต้องเขียนอะไร? ตอบว่า
- เขียนเป้าหมาย (หรือความต้องการของนาย)
- เขียนกรอบกว้างๆ ในการทำงาน

เขียนเป้าหมายกับกรอบกว้างๆ ข้างต้นแล้ว มีชื่อเรียกเก๋ๆ ว่า "นโยบาย" (Policy) แล้วก็ไปสรุปกับนาย ว่าตรงกันแล้วนะ

จากนั้นก็

2.เขียนขั้นตอนการทำงานให้ครบถ้วน ตามกรอบกว้างๆ ที่เขียนในข้อ 1 ซึ่งโดยมากลูกน้องมักจะอ่านสิ่งที่เราเขียนไม่ค่อยจะเข้าใจ ก็เลยมีคนคิดรูปแบบคำสั่งคล้ายๆ "แผนภูมิ" ขึ้นมา ภาษาไทย เรียกว่า "ผังการทำงาน" ไม่คุ้นใช่มั๊ยครับ หรือเรียกว่า "Workflow" นั่นเอง

คราวนี้ อยู่ที่ความสามารถของเราแล้ว ว่าตามลูกน้องทันมั๊ย กับ Workflow ที่ลูกน้องเสนอ

เมื่อทำครบทั้ง 2 ข้อ อย่างน้อยเราก็เบาใจได้ว่า สิ่งที่จะทำตอบโจทย์นาย และลูกน้องเข้าใจชัดเจน ว่าเราจะให้ทำอะไร

Post#10:

Middle Managements oftenly found themselves in the situation like "in a middle of no where".

Mainly they found it was too difficult to interpret precisely what their bosses want (as bosses usually gave broaden ideas, which always not the same thing they understood). Then, they found it was as frustrated on what should they tell their staff to do?

For those who normally faced this kind of awkward moments, there are some tips from Guru as follows:

1.For Middle Managements or Co-ordinators to precisely interpret what boss wants, they should have everything written down.

What should be written down?

- Goals (what boss wants)

- Framework or Scope of Work

Upon having Goals and Framework, "Policy" is formed. Then, they should make sure with their bosses that the Policy was ok.

Then...

2.Working Procedures should all be written down based on the Framework in 1. Most of the time, staff hardly understand what they had written down, so the kind of "Chart" or "Map of Work" was invented. To simply describe, it is what we are familier with the term "Workflow"

It is merely depends on the ability of the Middle Managements whether they catch up with the Workflow their staff had proposed.

One they have both 1 and 2, they should, at least, have more confidence that they shared same goals as their bosses and their staff knew precisely of what to deliver.