Post#5-169: จัดระเบียบโครงสร้างองค์กร

Post#5-169:

ช่วง 2-3 วันที่ผ่านมา ผมวุ่นๆ วายๆ อยู่กับการเขย่าและจัดระเบียบโครงสร้างองค์กร...ให้กับทีมต่างๆ ในความดูแลรับผิดชอบ

จะเชื่อมั๊ยครับ ว่าส่วนหนึ่งของปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงาน มักเกิดจากความไม่ชัดเจนของโครงสร้างองค์กร นี่เอง

ยิ่งองค์กรใหญ่ขึ้นเท่าใด ยิ่งมีโอกาสที่งานของแต่ละทีมงานจะมีความทับซ้อนและคลุมเครือสูงขึ้นเท่านั้น

...

น่าเสียดายที่จะต้องยอมรับว่า โครงสร้างองค์กร (หรือที่เราคุ้นเคยในชื่อ Organization Chart - OC) ที่ทับซ้อนและคลุมเครือ ก็มักจะเกิดจากปัญหา Silo ในองค์กร นั่นล่ะ

ยิ่ง Silo เยอะ ยิ่งทำให้แต่ละทีมงานมักจะนิยมเขียน OC ให้มีความจบเบ็ดเสร็จในตัวสูง เพื่อให้ทีมงานของตนไม่ต้องไปพึ่งพาทีมอื่น

ต่อเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง “หัว” ของแต่ละทีมงาน หรือมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงาน หรือมีการควบรวมงานเกิดขึ้น...ก็จะเกิดแรงกระเพื่อมให้ OC ผันแปรไป

และมักส่งผลต่อ OC ในเรื่องการทำให้มี “คน” หรือ “ตำแหน่งงาน” เกินไปจาก “ค่างาน” และ “ปริมาณงาน” นั่นเอง

...

ดังนั้น เราจึงจำเป็นต้องกำกับดูแลเรื่อง JD ของแต่ละทีมงานและตำแหน่งงาน ให้ถูกต้องตามความจริง

อย่าได้ยึดเอา “ความพอใจส่วนตน” เป็นสรณะในการจัด OC เป็นเด็ดขาด...เพราะที่ถูกที่ควร เราต้องยึดเอา function ของแต่ละหน่วยงานเป็นสำคัญ

เมื่อเขียน OC โดยยึด function งานเป็นหลัก...เราจึงจะมี “ดวงตาเห็นธรรม” ที่จะอิง “ระบบ” มากกว่ายึดติดกับ “ตัวบุคคล”

...และเมื่อนั้น เราจึงจะเริ่มนับหนึ่งของการสร้างความยั่งยืนขององค์กรได้...

#NoteToSelf:

• การมี OC ที่ถูกต้องและชัดเจน...เป็นก้าวแรกที่จะทำให้การจัดการองค์กรเป็นไปอย่างเป็นระบบ
• องค์กรที่เปลี่ยนแปลง OC บ่อยๆ...แสดงถึงการจัดการองค์กรที่ยังยึดกับ “ตัวบุคคล” มากจนเกินไป
• เมื่อยึดติดกับ “ตัวบุคคล”...องค์กรใดๆ ก็มิอาจก้าวไปสู่องค์กรแห่งความยั่งยืนได้