Post#5-072:
บ่อยครั้งและหลายหนที่ผมจะเตือนน้องๆ ทีมงาน ว่าเวลาประชุมกันหรือพูดคุยกันระหว่างหน่วยงาน...อย่าแค่คุยกันแล้วก็แยกย้าย
ปัญหามันจะเริ่มจากตรงนี้นั่นล่ะครับ
เพราะคุยกันโดยไม่มีการบันทึก ก็อาจเข้าใจไม่ตรงกัน, เข้าใจคลาดเคลื่อน หรือลืมกันได้
แปลว่า ที่ประชุมกันไปหรือคุยกันไป...ก็เสียเวลาไปเปล่าๆ
...
ลองมาคิดดู ในแต่ละเดือนเราใช้เวลาไปกับการประชุมกันมากจริงๆ...แทบจะหาวันที่ไม่ประชุม ไม่ได้เอาเลย
เมื่อใช้เวลาไปมหาศาลแบบนี้...เราจึงควรให้ความสำคัญกับการประชุมให้มากๆ
ก็แปลว่า เมื่อมาประชุมกันแล้ว เราก็ต้องคาดหวังผลลัพธ์จากมันอย่างเต็มที่
อย่าลืมว่า “เวลา” เป็นทรัพยากรที่ใช้แล้วหมดไป...โดยไม่อาจเรียกคืนหรือหามาทดแทนได้
...
ครั้งต่อไป ลองทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นกันดูครับ
เรียกประชุม มีวัตถุประสงค์ชัดเจนมั๊ย?
ระหว่างประชุม มีการจดบันทึกมั๊ย แล้วทุกคนเข้าใจตรงกันมั๊ย?
ก่อนจบประชุม ทุกคนรู้มั๊ย ว่าออกจากห้องประชุมไป แล้วต้องไปทำอะไรต่อ, ต้องแล้วเสร็จเมื่อไหร่?
หลังจบประชุม มีการส่งสรุปการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่า เวลาที่ใช้ไปจะไม่สูญเปล่า ใช่มั๊ย?
...จงจำไว้ ว่าการประชุมไม่ได้มีไว้แก้เหงาหรือนั่งเบื่อ แต่เพื่อมาร่วมกันคิดเพื่อแก้ปัญหาต่างหาก...
#NoteToSelf:
- มันเป็นความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ที่จะต้องทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ...นั่นหมายถึง ทุกคนต้องมีส่วนร่วม
- อย่าคิดไปเองว่า เราความจำดี, เราจำได้ ไม่ต้องจด...มันพังกันมาเยอะแล้ว เพราะมั่นใจไม่เข้าท่าแบบนี้
- เวลาประชุมก็ตั้งใจฟัง ไม่ใช่ได้ยิน...เวลาอ่านบันทึกการประชุมก็ตั้งใจอ่าน ไม่ใช่ “ผ่านตา”
Comments
Post a Comment