Skip to main content

Post#5-072: ประชุมกันไปทำไม?

Post#5-072:
บ่อยครั้งและหลายหนที่ผมจะเตือนน้องๆ ทีมงาน ว่าเวลาประชุมกันหรือพูดคุยกันระหว่างหน่วยงาน...อย่าแค่คุยกันแล้วก็แยกย้าย

ปัญหามันจะเริ่มจากตรงนี้นั่นล่ะครับ

เพราะคุยกันโดยไม่มีการบันทึก ก็อาจเข้าใจไม่ตรงกัน, เข้าใจคลาดเคลื่อน หรือลืมกันได้

แปลว่า ที่ประชุมกันไปหรือคุยกันไป...ก็เสียเวลาไปเปล่าๆ

...

ลองมาคิดดู ในแต่ละเดือนเราใช้เวลาไปกับการประชุมกันมากจริงๆ...แทบจะหาวันที่ไม่ประชุม ไม่ได้เอาเลย

เมื่อใช้เวลาไปมหาศาลแบบนี้...เราจึงควรให้ความสำคัญกับการประชุมให้มากๆ 

ก็แปลว่า เมื่อมาประชุมกันแล้ว เราก็ต้องคาดหวังผลลัพธ์จากมันอย่างเต็มที่

อย่าลืมว่า “เวลา” เป็นทรัพยากรที่ใช้แล้วหมดไป...โดยไม่อาจเรียกคืนหรือหามาทดแทนได้

...

ครั้งต่อไป ลองทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นกันดูครับ

เรียกประชุม มีวัตถุประสงค์ชัดเจนมั๊ย?

ระหว่างประชุม มีการจดบันทึกมั๊ย แล้วทุกคนเข้าใจตรงกันมั๊ย?

ก่อนจบประชุม ทุกคนรู้มั๊ย ว่าออกจากห้องประชุมไป แล้วต้องไปทำอะไรต่อ, ต้องแล้วเสร็จเมื่อไหร่?

หลังจบประชุม มีการส่งสรุปการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่า เวลาที่ใช้ไปจะไม่สูญเปล่า ใช่มั๊ย?

...จงจำไว้ ว่าการประชุมไม่ได้มีไว้แก้เหงาหรือนั่งเบื่อ แต่เพื่อมาร่วมกันคิดเพื่อแก้ปัญหาต่างหาก...

#NoteToSelf: 

  • มันเป็นความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ที่จะต้องทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ...นั่นหมายถึง ทุกคนต้องมีส่วนร่วม
  • อย่าคิดไปเองว่า เราความจำดี, เราจำได้ ไม่ต้องจด...มันพังกันมาเยอะแล้ว เพราะมั่นใจไม่เข้าท่าแบบนี้
  • เวลาประชุมก็ตั้งใจฟัง ไม่ใช่ได้ยิน...เวลาอ่านบันทึกการประชุมก็ตั้งใจอ่าน ไม่ใช่ “ผ่านตา”

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Post#2-227: Corrective Action vs Preventive Action

Post#2-227: วันนี้ผมมีโอกาสดีได้เข้าร่วมประชุมกับบริษัทมหาชนแห่งหนึ่ง หลักใหญ่ใจความสำคัญของการประชุมก็คือการติดตามยอดขายของสินค้าสำคัญบางรายการ ซึ่งขายช้ากว่าปกติ ภาพหนึ่งที่สามารถใช้ประเมินความแข็งแกร่งขององค์กร ก็มักจะถูกสะท้อนผ่านการประชุมไล่ยอดขายนี่แหละครับ เพราะยอดขายถือเป็นเป้าหมายสุดท้ายขององค์กรที่แสวงหาผลกำไรทั้งปวง เมื่อไล่ยอดขายครั้งใด ก็มักจะพบสาเหตุของปัญหา และจะสามารถประเมินระดับขององค์กรและผู้บริหารได้จากวิธีการ response ต่อปัญหาที่พบ บางองค์กรเก่งในการแก้ปัญหาระยะสั้น แต่บางครั้งกลับไม่ได้มองไปถึงการแก้ปัญหาอย่างยั่งยืน และมีอีกหลายองค์กรที่ชวนคุยเรื่องการวางแผนป้องกันไฟไหม้ แทนที่จะหาวิธีดับไฟที่กำลังไหม้องค์กรอยู่ บ่อยครั้งที่การไม่ลำดับความสำคัญก่อนหลังในการแก้ปัญหา มักจะส่งผลเสียมากกว่าที่จะประเมินได้ ดังนั้น ทุกคนในองค์กรจึงต้องจัดการกับไฟที่ไหม้อยู่ตรงหน้า ก่อนที่จะมาวางแผนป้องกันไฟไหม้ ซึ่งปีก่อนผมก็พูดถึงเรื่องนี้ไปครั้งหนึ่งแล้ว (Post#224) และแน่นอนว่า ไม่ใช่เก่งแต่การดับไฟตะพึดตะพือ หากต้องวางแผนป้องกันไม่ให้ไฟไหม้ซ้ำๆ ซากๆ ด้วย หาไ...
Post a Comment
Read more

Post#355: ทำได้ vs ทำเป็น

Post#355: ส่วนใหญ่แล้ว เรามักแยกแยะไม่ค่อยถูกว่า ระหว่าง "ทำได้" กับ "ทำเป็น" น่ะคล้ายกันแต่ไม่เหมือนกัน "ทำได้" แปลว่า ทำได้ ขอให้แค่เสร็จๆ ไป ไม่ต้องสนใจว่างานออกมาดีมั๊ย ส่วน "ทำเป็น" แปลว่า ไม่ใช่แค่สักแต่ลงมือทำ แต่ต้องทำให้ได้ดีด้วย ถ้ายังงงๆ ผมจะยกตัวอย่างเพิ่มให้นะครับ คนที่ขับรถได้ มีความสามารถในการทำให้รถเคลื่อนที่ไปได้ แต่อาจจะเป็นพวกที่ขับรถแบบไร้มารยาท, ขับรถอันตราย หรือขับรถเห็นแก่ตัว, ฯลฯ ส่วนคนที่ขับรถเป็นนั้น นอกจากสามารถบังคับให้รถเคลื่อนที่ได้แล้ว ยังใส่ใจคนที่ใช้รถใช้ถนนคนอื่นๆ ด้วย เรียกว่าขับรถอย่างมีคุณภาพและคุณธรรม ^^ ตีกอล์ฟได้ก็คือเหวี่ยงไม้ให้ลูกกอล์ฟไปข้างหน้า แต่ตีกอล์ฟเป็น นอกจากเหวี่ยงไม้ให้ลูกไปข้างหน้าแล้ว ยังต้องใส่ใจคนที่เล่นกอล์ฟอยู่รอบๆ ทั้งก๊วนเรา ทั้งต่างก๊วนด้วย พอเห็นความต่างชัดขึ้นมั๊ยครับ? ขับรถได้จึงต่างจากขับรถเป็น, เล่นกอล์ฟได้จึงต่างจากเล่นกอล์ฟเป็น ฉะนี้ ดังนั้น "ทำงานได้ " กับ "ทำงานเป็น" นั้น คล้ายกันแต่ไม่เหมือนกันแน่ๆ เอ...หรือว่าผมก็แค่ "โพสต์ได้...
Post a Comment
Read more

Post#4-016: I'm authentic of being inauthentic...

Post#4-016: ช่วงหลายปีหลังๆ มานี้ ผมมักจะได้ยิน Guru ด้าน Personality และ Leadership หลายๆ ท่าน ออกมาสอนเรื่อง Authenticity อันว่า Authenticity นี้ แปลแบบสละสลวยก็คือ ความเป็นเนื้อแท้, เข้าใจยากไปใช่มั๊ยครับ งั้นแปลใหม่แบบบ้านๆ ว่า ความตรงไปตรงมาแบบไม่อ้อมค้อม ยกตัวอย่างเช่น เรารู้สึกอะไรอย่างไร เราก็จริงใจที่จะบอกออกไป...เพื่อนชวนไปเที่ยวกลางคืน เราก็บอกออกไปตรงๆ เลย ว่าไม่เอาอ่ะ ไม่อยากไป...แบบนี้เป็นต้น ... ในความเข้าใจของผมนั้น Authenticity ในมุมมองของ Personality กับ Leadership นั้น ไม่เหมือนกัน การที่เรามีบุคลิกที่ authentic นั้น หมายถึงเราเป็นคนที่ค่อนข้างเปิดเผย ตรงไปตรงมา ไม่อ้อมค้อม ส่วนการที่เราเป็นผู้นำแบบ authentic นั้น หมายถึง การที่เราทำอะไรอย่างจริงจัง มุ่งมั่น และทำได้จริงอย่างที่พูด แต่ Authentic Leader จำเป็นจะต้องมี Authentic Personality ด้วยรึเปล่านะ? ... ผมมิอาจสรุปแทน Leader ท่านอื่นๆ ได้...แต่สำหรับตัวผมเอง ยอมรับอย่างไม่ลังเลเลยว่า "Sometimes you have to be authentic of being inauthentic..." แปลว่า "บางครั้งเราจำเป็นต้องเปิ...
Post a Comment
Read more