Post#4-318: การนำเสนอแผนงานให้กับลูกค้า

Post#4-318:

ถ้าโอกาสอำนวย ผมมักจะไม่พลาดที่จะให้น้องๆ ทีมงานเข้าร่วมเป็นผู้สังเกตการณ์ (Observer) ในการประชุมร่วมกับลูกค้า...โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อผมจะต้องทำหน้าที่เป็นผู้นำเสนอแผนงาน

ไม่ว่าน้องๆ ที่พึ่งเริ่มทำงานใหม่ๆ หรือน้องๆ ที่มีพรรษาพอสมควร...ก็มักจะประสบปัญหาไม่น้อย เมื่อต้องเป็นผู้นำเสนอแผนงาน

ที่เป็นแบบนี้ ก็อาจจะเป็นเพราะ น้องๆ ขาดการเตรียมตัวที่ดีพอ บวกกับยังมีประสบการณ์ไม่มากพอ ก็เป็นได้

...

การที่เราจะนำเสนอแผนงานได้อย่างชัดเจนและมั่นใจ...จำเป็นอย่างยิ่งที่เราควรจะเป็นผู้จัดทำ Presentation ด้วยตัวเอง

เพราะเมื่อเข้าใจในสิ่งที่จะนำเสนอ และรู้ล่วงหน้าว่า กำลังจะเกิดอะไรขึ้นในการ click ครั้งถัดไป...ก็จะทำให้การนำเสนอเป็นไปอย่างมีชีวิตชีวาและเป็นธรรมชาติ

และเมื่อลูกค้าเกิดมีคำถามขึ้นระหว่างที่เรานำเสนอ...เราก็จะสามารถอธิบายเพิ่มเติม หรือย้อนกลับไปยังแหล่งข้อมูลได้อย่างแม่นยำ

...

สำหรับผมแล้ว...การนำเสนองานอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นจะต้องเริ่มต้นจากการตระเตรียม Presentation ให้ดีที่สุดเสียก่อน

ก่อนจะลงรายละเอียดใดๆ...มันจึงจำเป็นเหลือเกิน ที่เราจะต้อง "ร่าง" ภาพในหัวได้คร่าวๆ และต้องเขียน Presentation Layout ที่ชัดเจน ให้ได้

เมื่อเรามี "ร่าง" ที่ชัดเจนแล้ว...เราก็จะรู้ว่า ต้องนำเสนอประเด็นไหน, ลำดับเป็นอย่างไร, นำเสนอไปเพื่ออะไร และต้องใช้ข้อมูลใดประกอบบ้าง

ขณะที่เราทำ Presentation, ก็จะเป็นช่วงเวลาที่ความคิดในสมองจะออกมาเป็นรูปเป็นร่าง แล้วก็ใส่มันลงไปในแต่ละหน้า

และหากเราถ่ายทอดสิ่งที่เราคิด ให้ออกมาอยู่บน Presentation ไม่ได้ หรือได้แต่ยังไม่ชัดเจน...นั่นก็หมายความว่า การนำเสนอของเรายังไม่ดีพอ

...

หลังจากทำ Presentation เรียบร้อยแล้ว...ก็ต้องลองซ้อมนำเสนอกับตัวเองดูด้วย ซึ่งใครถนัดซ้อมแบบไหน ก็ต้องทดลองดูเองครับ

ระหว่างซ้อมนำเสนอ...ต้องสมมติตัวเองเป็นผู้ฟังไปด้วยในตัว เพื่อที่จะได้จินตนาการไปถึงคำถามที่ผู้ฟังอาจจะมีขึ้น...ซึ่งหากทำได้ ก็จะทำให้ Presentation มีความพร้อมมากขึ้นครับ

ที่สำคัญที่สุดก็คือ จงอย่าตระเตรียม Presentation ด้วย mindset ที่มุ่งไปถึงเรื่องที่เราต้องการนำเสนอ เพียงเท่านั้น

...แต่ต้องคำนึงถึงผู้ฟังด้วยครับ ว่าจะได้อะไรบ้าง จากการนำเสนอของเรา...

#NoteToSelf: 

• ก่อนจะทำ Presentation ที่ดีได้...ก็ต้องมองหาตัวอย่าง Presentation ที่โดนใจเรา มาเป็นแหล่งอ้างอิงก่อน
• ก่อนจะทำการนำเสนออย่างน่าสนใจได้...ก็ต้องหาโอกาสเป็น Observer ให้บ่อยๆ เพื่อเรียนรู้เทคนิคต่างๆ
• เหนืออื่นใด จะต้องเข้าใจเรื่องที่ต้องการนำเสนอเป็นอย่างดี และตระเตรียม Presentation ที่คำนึงถึงผู้ฟังให้มาก