Post#264: Meeting Free Day

Post#264:
คาดว่าหลายๆ ท่านคงเจอเหตุการณ์คล้ายๆ ที่ผมเจออยู่บ้าง ไม่มากก็น้อย นั่นคือประชุมจนไม่มีเวลาทำอะไรอย่างอื่นเลย

ว่าอันที่จริงผมก็เจอสถานการณ์แบบนี้มาเนิ่นนานนับเป็นสิบปี เลยอาจจะกลายเป็นความเคยชินจนไม่ได้รู้สึกว่าเป็นเรื่องอึดอัด ทำงานกลางคืนได้ แต่ก็ไม่ใช่การบริหารเวลาที่ถูกต้อง ไม่ควรทำตาม

ในเมื่อสิ่งที่ผมเคยชินเป็นสิ่งที่ไม่ถูก เวลาใคีมาถามถึงวิธีการจัดการ ผมมักจะแนะนำ (โดยเฉพาะกับผู้บริหารระดับกลาง) อยู่บ่อยๆ ว่า ต้องหา Meeting Free Day หรือวันว่างจากการประชุมบ้าง เพื่อจะได้มีเวลามาตามเก็บงานที่ได้รับมอบหมายจากที่ประชุม

แน่นอนครับ ว่าบางครั้งเราก็เลือกชีวิตเราไม่ได้ บางครั้งนายกำหนด บางครั้งคนส่วนใหญ่เค้าว่างกันวันนี้ บางครั้งลูกค้าต้องการ ฯลฯ เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้เป็นปกติ

แต่ทุกครั้งที่เราสามารถ ก็ควรจัดให้มีหนึ่งวันในสัปดาห์ ที่จะเข้าประชุมให้น้อยที่สุด เพื่อจะได้มีเวลาทบทวนและตามงานให้เรียบร้อย เพราะถ้าไม่ทำแบบนี้ งานเก่าก็จะค้าง งานใหม่ก็ไม่ได้ทำ สุดท้ายพอเรียกประชุมตามงาน จะกลายเป็นเราไม่มีอะไรจะส่งมอบหรือรายงาน

แรกๆ ของการจัดการเรื่องนี้ ชีวิตจะยากหน่อยครับ แต่หลังจากเริ่มลงตัว จะพบว่าประสิทธิภาพในการทำงานจะเพิ่มขึ้นอย่างชัดเจน งานจะมาค้างที่เราน้อยลง (แต่ไม่ใช่เผางานหรือผลักงานให้พ้นตัวนะครับ)

สู้ๆ ครับ ท่านนักประชุมมืออาชีพทั้งหลาย (รวมทั้งผมด้วย ^^)